Rechnungswesen

Lieferant

Lieferanten sind Firmen oder Einzelpersonen die Sie mit Produkten oder Dienstleistungen versorgen. Sie werden in der ERP auf die selbe Art und Weise behandelt wie Kunden.

So können Sie einen neuen Lieferanten erstellen:

Einkauf > Lieferant > Lieferant > Neu

Kontakte und Adressen werden in der ERP getrennt gespeichert, so dass sie mehrere verschiedene Kontakte oder Adressen mit Kunden oder Lieferanten verknüpfen können. Um einen Kontakt oder eine Adresse hinzuzufügen, klicken Sie auf Kontakt > Neu oder Adresse > Neu.

Tipp: Wenn Sie in einer beliebigen Transaktion einen Lieferanten auswählen, werden ein Kontakt und eine Adresse vorselektiert. Das sind der Standardkontakt und die Standardadresse. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Voreinstellungen richtig treffen!

Einbindung in Konten

In der ERP gibt es für jeden Lieferanten, für jede Firma einen eigenen Kontodatensatz. Wenn Sie einen neuen Lieferanten erstellen, legt doe ERP automatisch unter "Verbindlichkeiten" in den Firmendaten im Bereich Lieferanten ein Kontenblatt für den Lieferanten an.

Eingangsrechnung

Die Eingangsrechnung ist das exakte Gegenteil zur Ausgangsrechnung. Es ist die Rechnung, die Ihnen Ihr Lieferant für gelieferte Produkte oder Dienstleistungen schickt. Hier schlüsseln Sie die Aufwände für die Lieferung auf. Eine Eingangsrechnung zu erstellen ist der Erstellung einer Ausgangsrechnung sehr ähnlich.

Um eine neue Eingangsrechnung zu erstellen, gehen Sie zu:

Rechnungswesen > Abrechnung > Eingangsrechnung > Neu

Das Konzept des Veröffentlichungsdatums ist das gleiche wie bei der Ausgangsrechnung. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum helfen Ihnen dabei nachzuvollziehen, unter welchen Daten die Rechnung bei Ihrem Lieferanten ausgewiesen ist.

Einfluß auf die Buchführung

Wie in der Ausgangsrechnung müssen Sie einen Aufwand oder ein Vermögenskonto für jede Zeile Ihrer Postenliste angeben. Dies hilft Ihnen dabei nachzuvollziehen, ob es sich bei dem Posten um einen Vermögenswert oder einen Aufwand handelt. Weiterhin müssen Sie auch eine Kostenstelle eingeben. Das kann auch über die Artikelstammdaten eingestellt werden.

Die Eingangsrechnung wirkt sich wie folgt auf die Konten aus:

Soll: Aufwand oder Vermögenswert (Nettosumme ohne Steuern)
Soll: Steuern (Mehrwertsteuer als Vermögen oder Aufwand)
Haben: Lieferant

Buchungen in doppelter Buchführung für einen typischen Einkaufsvorgang

Um die Buchungen nach dem Übertragen einer Eingangsrechnung einzusehen, klicken Sie auf "Hauptbuch".

Lagerbuchung

Eine Lagerbuchung ist ein einfaches Dokument, welches Sie Lagerbewegungen aus einem Lager heraus, in ein Lager hinein oder zwischen Lagern aufzeichnen lässt.

Wenn Sie eine Lagerbuchung erstellen möchten, gehen Sie zu:

Lagerbestand > Lagervorgänge > Lagerbuchung > Neu

Lagerbuchungen können aus folgenden Gründen erstellt werden:

Materialentnahme: Wenn das Material ausgegeben wird (ausgehendes Material).
Materialannahme: Wenn das Material angenommen wird (eingehendes Material).
Materialübertrag: Wenn das Material von einem Lager in ein anders Lager übertragen wird.
Umpacken: Wenn der/die Originalartikel zu einem neuen Artikel verpackt wird/werden.
Zulieferer: Wenn das Material aufgrund einer Untervergabe ausgegeben wird.

In einer Lagerbuchung müssen Sie die Artikelliste mit all Ihren Transaktionen aktualisieren. Für jede Zeile müssen Sie ein Ausgangslager oder ein Eingangslager oder beides eingeben (wenn Sie eine Bewegung erfassen).

Materialanfrage

Eine Materialanfrage ist ein einfaches Dokument, welches einen Bedarf an Artikeln (Produkte oder Dienstleistungen) für einen bestimmten Zweck erfasst.

Um eine Materialanfrage manuell zu erstellen, gehen Sie bitte zu:

Einkauf > Materialanfrage > Neu

Eine Materialanfrage kann auf folgende Arten erstellt werden:

• Automatisch aus einem Kundenauftrag heraus.
• Automatisch, wenn die projizierte Menge eines Artikels in den Lagern einen bestimmten Bestand erreicht.
• Wenn Ihre Artikel Bestandsposten sind, müssen Sie überdies das Lager angeben, auf welches diese Artikel geliefert werden sollen. Das hilft dabei die projizierte Menge für diesen Artikel im Auge zu behalten.

Es gibt folgende Typen von Materialanfragen:

Einkauf - Wenn das angefragte Material eingekauft werden muss.
Materialtransfer - Wenn das angefragte Material von einem Lager auf ein anderes Lager übertragen werden muss.
Materialausgabe - Wenn das angefragte Material ausgegeben werden soll.

Info: Eine Materialanfrage ist nicht zwingend erforderlich. Sie ist ideal, wenn Sie ihren Einkauf zentralisiert haben, damit Sie diese Anfragen von verschiedenen Niederlassungen sammeln können.